En bref
COODEVIIS est un appel à projets coopératifs ayant pour objectif l'accélération de la mise sur le marché et le scaling up commercial de nouveaux produits, services ou procédés, le soutien des investissements privés et le développement de chaînes de valeur visées par les IIS.
La mesure cible notamment le financement des pilotes, démonstrateurs, tests en environnements réels et le déploiement de leur technologie à l'échelle de production industrielle, via des projets de développement expérimental menés en coopération.
Les aides financières sont justifiées au travers d'un reporting technique et financier structuré au cours de la mise en œuvre des portefeuilles de projets :
- Le dossier de créance et le relevé exhaustif des pièces sont introduits au travers de la plateforme CALISTA ;
- Les rapports techniques consolidés sont déposés sur Calista (les fichiers sous forme pdf sont déposés en parallèle à l'encodage des dépenses).
Points d'attention
Vous pouvez rentrer un dossier de créance à condition d'avoir rentré au préalable les rapports techniques expliquant les avancées de la recherche pour une période donnée.
Les dépenses encourues sont en adéquation avec le projet de recherche mené.
Cette démarche fait référence exclusivement aux subventions octroyées dans le cadre de l’appel COODEVIIS.
En détail
Sont visés les entreprises établies sous forme de sociétés commerciales visées par le Code des sociétés de toute taille (TPE, PME et GE), les Centres de recherches agréés, les Universités et Hautes Ecoles situées en Fédération Wallonie/Bruxelles, les organismes publics, hôpitaux, ASBL, associations, coopératives.
Le coordinateur de projet est une entreprise située en Région wallonne.
L’entité bénéficie d’un financement dans le cadre de l’appel COODEVIIS (PRW45 Volet 3).
La Direction de la Gestion financière du SPW EER effectue le paiement des subventions qui découlent de la convention établie sur base :
- De la validation de l’ensemble des rapports techniques et financiers par le gestionnaire technique (GT) de la Direction des Projets de recherche (DPjR) ;
- Du contrôle des dépenses présentées ;
- Du montant total des dépenses éligibles pour la période concernée.
Rôles des intervenants
Chaque partenaire exécute les activités dans le respect de l’accord de consortium et de la convention. Il s’assure de l’efficacité des ressources mises en œuvre et de leur traçabilité. Il vérifie la cohérence des données techniques et financières. Il communique directement toute modification pouvant affecter les termes de la convention établie (statut par rapport au planning, modification des activités, dépenses éligibles) ou la situation des bénéficiaires (coordonnées légales et bancaires, situation financière).
Le Chef de projet travaille pour l’entreprise Chef de file et est le point de contact entre le Consortium et l’Administration. Il centralise les informations pour compiler les rapports scientifiques semestriels. Il informe les membres du consortium des procédures à suivre et des délais à respecter pour le reporting. Il organise les comités de pilotage, les réunions de suivi et l’évaluation intermédiaire. Il complète, avec l’aide de l’ensemble du Consortium, la fiche de pilotage, la valide en séance de Comité de pilotage, la signe et la transmet à l’Administration. Il est responsable des dépôts des rapports techniques sur Calista. Il s’assure que l’ensemble des rapports du semestre soient complétés à une même échéance pour tous les partenaires.
Le Chef de projet s’assure de la cohérence des travaux menés dans les différents projets du portefeuille, consolide les impacts des projets à l’échelle du portefeuille, communique toute information de nature à améliorer l’efficacité des ressources dans le respect des règles de confidentialité établies.
L’Administration fonctionnelle SPW EER
Toutes les questions sont transmises à l’Administration fonctionnelle compétente par courriel par le Chef de projet. Le courriel reprend obligatoirement en objet : « Numéro convention » - « Acronyme » – « bref descriptif de la demande ».
Les questions techniques et opérationnelles sont directement adressées au Gestionnaire technique.
Les questions financières sont adressées directement au gestionnaire comptable et au superviseur comptable avec le Gestionnaire technique en copie des courriels.
Le Gestionnaire technique :
- S’assure du suivi du projet :
- Participe aux comités de pilotage ;
- Répond aux sollicitations du Coordinateur du projet ;
- Valide les rapports et les dépenses encodées sur la plateforme Calista ;
- Participe aux contrôles techniques sur place ;
- Assure le relais vers les organes de gouvernance :
- Compile les données utiles relatives aux jalons et cibles et les transmet à la DPE ;
- Planifie les visites de contrôle technique en concertation avec la DGF.
Le Gestionnaire comptable :
- Contrôle et valide les rapports financiers ;
- Etablit et introduit les demandes de paiement ;
- Réalise le contrôle comptable sur place avec le superviseur.
Le Superviseur comptable :
- Valide le système comptable ;
- Valide les demandes de paiement ;
- Planifie les visites de contrôle comptable en concertation avec la DPjR (CP).
Reporting technique
Les différents rapports semestriels et la fiche de pilotage complétée, mise à jour et signée sont transmis à l’Administration via la plateforme Calista dans les 30 jours calendrier après la fin de chaque semestre.
Les canevas à compléter sont fournis et peuvent être téléchargés directement au départ de cette page.
Pour chaque rapport déposé sur la plateforme Calista, le Chef de projet s’assure de la nomenclature correcte :
- Rapport technique semestriel (RST): NUMERO CONVENTION_ACRONYME PROJET __SEMESTRE X_RST
- Rapport d’activités semestriel (RA): NUMERO CONVENTION_ACRONYME PROJET _NOM BENEFICIAIRE_SEMESTRE X_RA
- Fiche de pilotage (FP) : NUMERO CONVENTION_ACRONYME PROJET _NOM BENEFICIAIRE_SEMESTRE X_FP
La fiche de pilotage est complétée, approuvée en séance et signée par le Chef de projet lors de chaque Comité de Pilotage semestriel (COPIL).
Le Chef de projet s’assure que l’ensemble des rapports du semestre soient complétés et introduits dans CALISTA à une même échéance pour tous les partenaires.
Rapport final
Le rapport et la fiche de pilotage finaux seront transmis à l’Administration via la plateforme Calista dans les 30 jours calendrier après la fin du projet.
Le Chef de projet s’assure de la nomenclature correcte :
- Rapport technique final: NUMERO CONVENTION_ACRONYME PROJET __FINAL_RST
- Fiche de pilotage finale (FP) : NUMERO CONVENTION_ACRONYME PROJET _NOM BENEFICIAIRE_FINAL_FP
- La fiche de pilotage finale sera complétée, approuvée en séance et signée par le coordinateur de projet lors du Comité de Pilotage final.
Le Chef de projet s’assure que l’ensemble des rapports finaux et les formulaires ex-posts y mentionnés soient complétés à une même échéance pour tous les partenaires.
Reporting financier
Les dépenses sont encodées et validées sur la plateforme Calista.
Le contrôle des dépenses est pris en charge par la Direction de la Gestion financière (DGF).
Chaque bénéficiaire a la possibilité d’encoder « au fil du temps » les dépenses. Celles-ci sont réceptionnées et contrôlées par le Gestionnaire comptable. A la réception des rapports techniques, le Gestionnaire technique les valide.
Une déclaration de créances est alors générée et envoyée au bénéficiaire pour validation et signature. Elle revient ensuite au Gestionnaire comptable.
La subvention est octroyée sur base des dépenses éligibles contrôlées et validées au taux d’intervention défini dans la convention pour l’entité et le projet considérés.
La Direction de la Gestion financière effectue alors le paiement des subventions qui en découlent jusqu’à ce que le bénéficiaire ait reçu 90% du montant maximum de la SUBVENTION (fonds de roulement inclus).
La mise en liquidation finale est réalisée après validation des rapports finaux et ex-post et après réalisation d’un contrôle sur place.
Marchés publics
Chaque partenaire est tenu d’appliquer la réglementation relative aux marchés publics dans la mesure où elle s’applique.
Dès qu’un marché est initié ou connu, le partenaire transmet les documents du marché via CALISTA conformément aux modalités décrites dans l’annexe de la convention.
Pour les partenaires non soumis à la réglementation des marchés publics, les contrats de sous-traitance sont également soumis pour validation dans CALISTA.
Aides d'état
L’Administration dépose son analyse pour tous les bénéficiaires sur la plateforme Calista.
Communication
Les partenaires apposent de manière visible un panneau signalétique à l’entrée des locaux dans lesquels elles réalisent la RECHERCHE. Elles apposent de manière visible un autocollant d’identification sur démonstrateurs – prototypes – équipements spécifiques fonctionnels.
Liens vers les pages web spécifiques PRW et S3 à consulter avant toute communication liée aux projets financés : Logos wallons - Wallonie et https://s3.wallonie.be/home.html.
Toute publication ou communication relative à la recherche mentionne explicitement le financement par la RÉGION. Le GREEN OPEN ACCESS est privilégié.