En bref
En tant qu'opérateur en promotion de la santé agréé, vous avez l'obligation de fournir votre rapport annuel à l'AVIQ. Ce rapport annuel est composé d'un rapport d'activités et d'un rapport financier.
Ces documents permettent à la Direction de la Promotion de la Santé et de la Prévention (DPSP) de l'AVIQ d'analyser vos activités de l'année écoulée, de s'assurer de la bonne réalisation de vos interventions et de procéder au calcul de votre subvention.
Elle permet également à la Direction du Financement de l'AVIQ de procéder à la vérification de vos comptes et à la liquidation du solde de votre subvention.
Points d'attention
Modèle pré-encodé : Vous recevez un modèle pré-encodé de rapport d'activités spécifique à votre structure, accompagné d'un guide d'utilisateur, lors de l'envoi du mail de rappel en décembre. Vous recevez également un canevas de décompte financier.
Échéance : Transmettez votre rapport d'activités et votre rapport financier pour le 1er mars de l'année suivant l'année d'activités écoulée.
Report de délai : En cas de difficulté pour respecter l'échéance du 1er mars, vous pouvez introduire une demande de report.
En détail
Cette démarche s'adresse aux Opérateurs en promotion de la santé agréés.
Vous devez être agréé en tant qu'Opérateur en promotion de la santé.
L'approbation de votre rapport d'activités et de votre rapport financier confirme la bonne réalisation de vos missions.
- Invitation : Dans le courant du mois de décembre, vous recevez un mail de rappel de l'AVIQ vous invitant à soumettre vos rapports pour l'année écoulée. Ce mail contient en pièce jointe un modèle pré-encodé de rapport d'activités qui vous est spécifiquement destiné, ainsi qu'un guide d'utilisateur pour vous aider à le remplir. Vous recevez également un canevas de décompte financier. N'hésitez pas à contacter l'administration en cas de non-réception ou d'erreur d'encodage de ces documents.
- Préparation : Complétez le modèle pré-encodé de rapport d'activités en lien avec vos interventions, et préparez votre décompte financier. Veillez à nommer clairement vos fichiers (par exemple : 20XX_RA_OPSXXX_NOM DE LA STRUCTURE).
- Envoi : Transmettez ces documents par mail, simultanément aux deux adresses suivantes : ppsante@aviq.be et ddf.pps@aviq.be. L'administration vous enverra un accusé de réception.
- Analyse et validation : Votre agent traitant prend connaissance de vos documents.
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- Avis favorable : L'AVIQ vous confirme par courriel la validation de vos rapports. Ce message peut inclure d'éventuelles suggestions ou demandes de précision.
- Avis réservé ou défavorable : L'AVIQ vous contacte pour organiser un Comité d'accompagnement (COMAC) afin de discuter des points de difficulté.
- Remarques : Un COMAC est organisé de manière systématique au minimum une fois tous les 3 ans.
Cette démarche est entièrement gratuite. Toutefois, ne négligez pas le temps et les ressources que la préparation de ces rapports peut mobiliser en interne. Nous vous conseillons de rassembler les données nécessaires à votre rapport d'activités progressivement, tout au long de l'année.
Vous devez faire parvenir votre rapport d'activités et votre rapport financier au plus tard le 1er mars de l'année qui suit l'exercice écoulé.
Demande de report : Si vous n'êtes pas en mesure de respecter cette échéance, adressez une demande de délai motivée par mail à ppsante@aviq.be avant le 1er mars.
Lors de votre envoi, vous devez obligatoirement fournir :
- Votre rapport d'activités de l'année écoulée (en utilisant le modèle pré-encodé fourni).
- Votre rapport financier (en suivant le canevas du décompte financier).
- En cas de non-dépôt de vos rapports (ou si l'AVIQ constate que vous cessez de remplir les conditions d'agrément), l'AVIQ vous notifie les manquements constatés et vous octroie un délai de mise en conformité d'au moins un mois.
- Si le manquement persiste au-delà de ce délai, l'AVIQ émet une proposition de retrait de votre agrément.
- Dans ce cadre, vous serez convié à une audition dans un délai minimum de 15 jours afin de faire valoir vos arguments (avec la possibilité de vous faire assister par le conseil de votre choix). À l'issue de cette audition, un procès-verbal est rédigé, sur lequel vous avez 15 jours pour faire vos observations. La décision finale de retrait d'agrément revient au Ministre, qui statue dans un délai de deux mois à dater de la réception du dossier complet.
