Encoder une aide de minimis dans le registre européen

Cette démarche concerne les agents et opérateurs chargés d’encoder des aides de minimis, soit en octroi direct à des bénéficiaires, soit via des véhicules d’aide (intermédiaires qui redistribuent les aides à des entreprises bénéficiaires indirectes).

Les rôles dans le registre européen des aides de minimis

Le registre européen repose sur une organisation hiérarchisée des rôles. Chaque niveau dispose de compétences spécifiques en matière de création de comptes, de gestion des accès et d’encodage des aides.

• Le National Office Belgium est l’autorité de niveau national. Il est compétent pour créer les comptes des Régional Offices des entités fédérées belges, modifier des bénéficiaires et assurer la coordination globale du registre au niveau belge.

• Le Régional Office RW est chargé de créer les comptes des Granting Authorities (autorités d’octroi), créer des Sectoriel Offices et gérer les accès. Pour la Région wallonne, le rôle d’Administrateur du Régional Office RW est assuré par le Point de contact Aides d’État du SPW.
• Le Sectoriel Office est un niveau intermédiaire et optionnel dans l’organisation du registre. Dans la pratique, ce niveau est généralement contourné, au profit de la création directe des Granting Authorities, afin d’éviter des couches administratives supplémentaires. Dans certaines situations spécifiques, un Sectoriel Office peut toutefois être maintenu. Il dispose alors d’un Administrateur chargé de créer et gérer les Granting Authorities relevant de son périmètre.
• La Granting Authority (autorité d’octroi) est l’acteur opérationnel central du registre. Elle dispose obligatoirement d’un ou plusieurs Administrateur(s), qui peut :
  • créer les bénéficiaires ;
  • octroyer et encoder des aides de minimis ;
  • attribuer des rôles d’Encodeur et/ou d’Approbateur ;
  • approuver et publier les aides.

Conseil : Afin d’éviter les blocages liés à l’absence de notification, il est conseillé d’attribuer le rôle d’Administrateur à toutes les personnes amenées à intervenir dans le registre.

• L’Encodeur peut uniquement encoder des aides. Il ne peut pas créer de bénéficiaires.
• L’Approbateur valide et publie les encodages réalisés par les Encodeurs. Il est le garant de la conformité des données avant publication.

ATTENTION : Le système n’envoie aucune notification automatique lorsqu’un encodage est en attente de validation.

Le délai d’encodage

Toute aide de minimis doit être encodée dans le registre européen dans les 20 jours ouvrables suivant sa date d’octroi. En conséquence, il peut exister un décalage temporel entre l’octroi d’une aide et sa visibilité dans le registre.

Responsabilité juridique : En cas de dépassement du plafond, la dernière autorité ayant octroyé l’aide est tenue de récupérer l’aide excédentaire auprès du bénéficiaire, même si elle a respecté ses obligations d’encodage.

L’encodage des aides

Deux cas de figure se présentent : 

1. L’aide est octroyée en direct : L’organisme public qui accorde l’aide encode lui-même les aides dans le registre.
2. L’aide est octroyée par l’intermédiaire d’un véhicule d’aide : 2 options existent :
   • l’organisme public encode les aides pour le compte du véhicule,
   • l’organisme public vous ouvre un accès au registre et vous encodez les aides redistribuées.

Informations à encoder 

Pour chaque bénéficiaire, les informations suivantes doivent être encodées : 

• Identification du bénéficiaire : numéro BCE et dénomination de l’entreprise ;
• Montant de l'aide de minimis (notation anglo-saxonne : utiliser le point (.) pour les décimales) ;
• Autorité d'octroi (à sélectionner dans la liste déroulante) ;
• Instrument de soutien (type d’aide : subvention directe, prêt, garantie, avance remboursable…) ;
• Code NACE : si plusieurs codes sont possibles, sélectionner celui qui est le plus représentatif de l’activité concernée.

1)  Créer un compte EU Login

• Rendez vous sur le portail EU Login,
• Cliquez sur « créer un compte »
• Suivez les instructions à l’écran

Accéder au registre européen

Pour les autorités publiques :

• Demandez un accès au point de contact Aides d’état du SPW (section « contacts » de cette fiche)
• Connectez-vous au eAidRegister

 Pour les véhicules d’aide :

• Demandez à l’autorité qui octroie les subventions de vous créer un compte « Encodeur » dans le registre.

Le rôle Encodeur permet d’encoder des aides, mais pas de créer des bénéficiaires. Vous devrez donc transmettre à votre autorité d’octroi la liste des entreprises bénéficiaires, afin qu’elle les crée dans le registre.

• Connectez-vous au eAidRegister

Accorder des accès à un véhicule d’aide

L’administrateur de l’autorité de base doit :

• encoder tous les bénéficiaires des véhicules d’aide ;
• attribuer au véhicule des rôles Encodeur et/ou Approbateur ;
• éventuellement approuver lui-même les aides encodées.

Encoder les aides de minimis

Le registre permet :

• un encodage manuel (aide par aide) ;
• un encodage en masse via un fichier Excel.

Des manuels utilisateurs et vidéos tutoriels sont disponibles dans le menu « Aide ».

Encodage manuel  

Remplissez tous les champs avec les informations demandées (voir « Informations à encoder » sous « Conditions »)

Encodage en bloc via un fichier Excel

• Préparez le fichier : Utilisez les modèles fournis par le système, sans les modifier. Remplissez tous les champs obligatoires selon les instructions.
• Téléchargez le fichier : Sélectionnez votre fichier et cliquez sur « Soumettre ».
• Prévalidation : Le système vérifie le format, la structure, la taille et le nombre de lignes. la structure des colonnes, etc.

En cas d’erreur, un message précise les corrections à effectuer. Corrigez les problèmes et soumettez à nouveau le fichier.

• Traitement : Les lignes valides sont traitées tandis que les lignes erronées doivent être corrigées et soumises à nouveau.
• Suivi : Via la page « Mes rapports », vous pouvez :
  • suivre l’état d’avancement du fichier ;
  • télécharger le fichier traité ;
  • récupérer le fichier comportant les erreurs pour les corriger.

 Points techniques importants :

• Les modèles sont sensibles à la casse et aux espaces ;
• Les noms des onglets doivent être strictement identiques au modèle ;
• Tous les champs doivent être au format Texte ;
• Les bénéficiaires déjà encodés génèrent un message d’erreur, sans bloquer l’import des autres lignes.

 Modifier une aide

Le registre permet :

• de modifier un montant d’aide ;
• de récupérer une aide indûment octroyée.

Ces opérations peuvent être réalisées en masse via un template, selon la même procédure que pour l’encodage en bloc.

Rechercher un bénéficiaire et vérifier son plafond

Dans le menu « Bénéficiaires », vous pouvez filtre votre recherche par numéro de référence, nom, ID ou type d’identifiant grâce au menu situé sur la gauche de l’écran.

En déroulant le nom du bénéficiaire, vous avez une vue d’ensemble des montants des aides octroyées, ventilées par règlement (général, SIEG ou AGRI). 

Les aides doivent être encodées dans les 20 jours ouvrables suivant l’octroi.

Les données restent conservées dans le registre pendant 10 ans. Elles ne sont toutefois prises en compte pour le calcul du plafond que sur une période glissante de 3 ans.

• RÈGLEMENT (UE) 2023/2831 DE LA COMMISSION du 13 décembre 2023 relatif à l’application des articles 107 et 108 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne aux aides de minimis