Bénéficier d'une aide financière pour participer à des foires et salons à l’étranger

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En bref En détail Formulaires Contact

En bref

L'AWEX propose aux entreprises wallonnes fabricantes et/ou prestataires de services de gérer elles-mêmes sur une période de 3 ans leur programme de participation individuelle payante à des foires et salons professionnels et internationaux organisés à l'étranger.

L'intervention de l'AWEX s'élève à 50.000 € maximum sur 3 ans par entreprise (75.000 € pour les starters).

Au sein de cette enveloppe l'AWEX propose 2 formules :

Une subvention foires et salons « classiques » pour les entreprises de toutes tailles
- L'AWEX intervient au maximum à 50 % des coûts réels (ramenés au nombre de m² loués) hors TVA de location payante d'une surface de stand sur une foire ou un salon professionnel à l'étranger.
- L'intervention est appliquée sur une surface de stand comprise entre 6 m² minimum et 50 m² maximum, aménagée ou non, facturée par l'organisateur de la manifestation uniquement.
- Le budget sur lequel porte l'intervention de l'AWEX est plafonné à 400 € par m² de stand loué (soit 200 € par m² de subvention).
Une subvention foires et salons « bonus PME » pour favoriser les PME qui participent pour la première fois à une foire ou un salon à l'étranger
- L'AWEX intervient au maximum à 50 % d'un forfait délégué couvrant les frais liés au représentant commercial et des coûts réels hors TVA (voir ci-dessous), relatifs à :
  - la première participation payante de la PME wallonne à une foire ou à un salon professionnel à l'étranger.
  - la participation payante renouvelée à une manifestation professionnelle internationale mais pour une édition se déroulant dans une autre ville, région ou pays.

Points d'attention

1. Vous pouvez bénéficier de cette aide si vous êtes une entreprise wallonne fabricante ou prestataire de services (à l’exclusion des traders), développant un projet à l’international générant une valeur ajoutée pour l’économie wallonne. L’AWEX apprécie le caractère réaliste de cette valeur ajoutée.

2. Votre entreprise est une PME au sens européen du terme si elle répond aux deux critères cumulés suivants :

Occuper moins de 250 personnes;
Présenter soit un chiffre d'affaires annuel qui n'excède pas 50 millions EUR, soit un total du bilan annuel qui n'excède pas 43 millions EUR.

Si un de ces deux critères n'est pas respecté, il s'agit alors d'une grande entreprise.

Les calculs de l'effectif et des montants financiers s'effectuent selon des seuils précis qui déterminent si l'entreprise est autonome, partenaire ou liée " par rapport à d'éventuelles maisons mères, filiales, société(s) sœur(s) et investisseurs publics ou en capital à risques".

3. La participation à des foires ou autres évènements assimilés n’impliquant pas de frais de location ou de droit de participation autre que le droit d’inscription, n’est pas admise.

4. Dans le cadre de congrès, sont pris en considération uniquement les exposés commerciaux impliquant une location effective ou un droit de participation (package comprenant les coûts liés à la prise de parole).

5. Ne sont pas éligibles, en vertu du principe interdisant une double subvention d’une même action, les participations à des manifestations ou à des stands collectifs organisées par l'AWEX ou par un opérateur bénéficiant d’une intervention publique pour la même manifestation.

En détail

Public cible - Détails

Les bénéficiaires de la subvention sont des entreprises wallonnes, uniquement PME dans le cas des foires formule Bonus.

La « starter » est une PME immatriculée à la Banque-Carrefour des Entreprises depuis moins de cinq ans au moment de l’introduction de la demande de subvention, à l’exclusion des PME ayant repris des activités exercées précédemment par une autre entreprise.

Conditions

Une entreprise est une entité, indépendamment de sa forme juridique, exerçant une activité économique, étant précisé que, conformément au Règlement (UE) N° 1407/2013, toutes les entités contrôlées par la même entreprise sont considérées comme constituant une ENTREPRISE UNIQUE.
Vous êtes une personne physique ou morale exerçant une activité économique, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) et dont le siège principal d’exploitation est situé en Wallonie.
Seuls les opérateurs touristiques privés sont éligibles au support « participation à des foires et salons à l’étranger » dans le cadre de leur promotion internationale. Par conséquent, les syndicats d’initiative, les maisons ou les offices du tourisme notamment ne peuvent pas solliciter de subvention auprès de l'AWEX.
Votre entreprise est inscrite dans la base de données « Clients » de l’AWEX (RENEW : Répertoire des Entreprises Exportatrices Wallonnes) – Si votre entreprise n'est pas inscrite, nous vous invitons à prendre contact avec votre centre régional AWEX.
Dans tous les cas, l’entreprise wallonne doit exposer à titre individuel sous son nom propre et envoyer au départ de la Belgique son propre délégué commercial, pendant toute la durée de la manifestation concernée afin de la représenter et gérer le stand.
La présence sur un stand doit permettre la promotion active des produits ou services de l’entreprise wallonne.
Si l’entreprise wallonne ne parvient pas à obtenir un stand individuel ou désire partager un stand avec d’autres participants, elle peut quand même introduire une demande d’intervention. Dans ce cas, la requérante devra fournir à l’AWEX toutes les informations sur la location du stand auprès de l’organisateur ainsi que sur la refacturation et sa prise en charge de la quote-part des frais lui incombant.
La participation à des foires ou autres évènements assimilés n’impliquant pas de frais de location ou de droit de participation autre que le droit d’inscription, n’est pas admise.
Dans le cadre de congrès, sont pris en considération uniquement les exposés commerciaux impliquant une location effective ou un droit de participation (package comprenant les coûts liés à la prise de parole).
Ne sont pas éligibles, en vertu du principe interdisant une double subvention d’une même action, les participations à des manifestations ou à des stands collectifs organisées par l'AWEX ou par un opérateur bénéficiant d’une intervention publique pour la même manifestation.
Il est conseillé aux PME wallonnes de s’informer auprès de l’AWEX avant de décider de participer à une manifestation, afin de savoir si celle-ci est éligible et si les critères de subvention sont rencontrés.
En cas de désistement ou d’annulation de la participation de l’entreprise à la manifestation, celle-ci ne pourra pas bénéficier d’une subvention.
Si le demandeur dispose de plusieurs sièges d’exploitation dans plus d’une région belge, seul celui situé en Wallonie et les activités qui y ont lieu, sont pris en considération. Il est tenu compte du siège d’exploitation principal pour l’octroi de la subvention.
Dans le cas de d’une participation à une manifestation internationale à l’étranger pour un groupe d'entreprises qui ne sont pas établies exclusivement en Wallonie, l'intervention de l'AWEX peut être réduite au prorata de la part wallonne (siège d’exploitation) de ce groupe.
Par ailleurs, les entreprises intégrées au sein d'un groupe susceptible de bénéficier lui-même de l'intervention de l'AWEx, ne peuvent cumuler une aide individuelle en leur nom propre ainsi qu'une aide collective au nom du groupe.
La surface de stand éligible est comprise entre 6 m² minimum et 50 m² maximum.
LISTE DES FRAIS ADMIS, À LA FORMULE BONUS PME, AUXQUELS S'APPLIQUE L'INTERVENTION DE L'AWEX
- Frais de voyage et de séjour sur place du délégué commercial envoyé au départ de Belgique par l’entreprise wallonne à l’occasion de la manifestation (forfait délégué)
- Frais de location du stand, angles compris (min 6m² - max 50m²)
- Frais d'aménagement (au prorata de la surface louée) comprenant :
  - Frais de location de matériel
  - Frais de location de mobilier et éléments décoratifs
  - Frais de montage et démontage par une société externe
  - Frais de pose de tapis plein, cloisons, luminaires par une société externe (pas de fournitures)
  - Frais de réalisation de roll-up, flyers, poster, sticker, par une société externe (pas de fournitures)
  - Frais de consommables (électricité, eau, connexion, nettoyage, gardiennage)
  - Frais liés à l'accueil des visiteurs sur le stand (boissons et snacks uniquement)
- Droit d'inscription à la manifestation
- Frais d'envoi de matériel par un transporteur aller/retour ; en ce compris les frais de douanes
- Frais exceptionnels de dégustation facturés par l'organisateur de l’évènement
- Frais de services d'hôtesses et interprètes (prestations sur le stand)
Vous ne devez pas avoir atteint le plafond « de minimis » :
- Le Règlement de minimis de la Commission européenne autorise le versement d’une aide pour autant que toutes les aides perçues en vertu de ce règlement ne dépassent pas le plafond de 200 000 EUR sur une période de trois exercices fiscaux de l’entreprise, correspondant à celui en cours et aux deux précédents.
- Toutefois, ce plafond est ramené à 100 000 EUR pour les entreprises actives dans le secteur du transport routier de personnes ou de marchandises.
Il ne peut y avoir de double subsidiation même partielle pour le même projet à l’international et le même objet.
L’entreprise est en règle avec les dispositions légales régissant son activité et respecter ses obligations fiscales, sociales et environnementales
L'entreprise est en ordre de paiement vis-à-vis de l'AWEX.

Avantages

L'AWEX propose aux entreprises wallonnes fabricantes et/ou prestataires de services de gérer elles-mêmes sur une période de 3 ans leur programme de participation individuelle payante à des foires et salons professionnels et internationaux organisés à l’étranger.
L’intervention de l'AWEX s’élève à 50.000 € maximum sur 3 ans par entreprise.
COUP DE POUCE A L’INTERNATIONALISATION DES STARTERS : Elle est de 75.000 € maximum sur 3 ans pour les starters.
L’entreprise sollicite librement et, en fonction de ses besoins, la formule adéquate, classique ou bonus PME, pour sa participation à une foire ou un salon professionnel à l’étranger, en introduisant pour chaque manifestation une et une seule demande d’intervention via formulaire électronique.

Procédure

Introduction de la demande d'intervention

L'AWEX souhaite accompagner les entreprises wallonnes dans leurs initiatives à l’étranger. Dès lors, les demandes de subvention doivent être introduites au plus tard 24h avant l’ouverture du salon ou de la foire.
L'AWEX a mis en ligne sur son site internet (www.awex-export.be) un formulaire électronique grâce auquel les demandes peuvent lui être transmises facilement et instantanément. Il est accessible à partir de la home page du site internet de l'AWEX.
Après validation et envoi du formulaire, il est possible d’imprimer le formulaire complété pour en garder une trace. Un accusé de réception électronique adressé à la personne de contact renseignée dans le formulaire, garantit que la demande est bien parvenue à l'AWEX. Attention : si cet accusé de réception ne parvient pas rapidement, il y a lieu dans un premier temps de vérifier les mails entrants dans votre boite mail et, en cas de non réception, de prendre contact avec l’agent traitant en charge du « support participation à des foires et salons à l’étranger ».
Les demandes sont introduites gratuitement par le bénéficiaire de l’aide (via son mot de passe personnel), sans l'obligation de passer par un intermédiaire agréé par l'AWEx. Les Centres régionaux de l’AWEx peuvent accompagner l’entreprise gratuitement dans l’introduction de sa demande de subvention.
Le demandeur est invité à joindre en pièces attachées à son formulaire électronique les informations complémentaires suivantes (ces fichiers peuvent également être transmis à l’agent traitant par courrier ou e-mail) :
- la description de la stratégie export de l’entreprise et de son projet
- la présentation de la gamme de produits et/ou de services exposés à l’occasion de la participation à la foire ou au salon international (documentation présentant ces produits)
- le bon de réservation du stand émanant de l’organisateur de la manifestation, mentionnant la surface réservée ainsi que le prix de location par m² hors TVA
- le budget complet des coûts de première participation à la foire ou au salon international, selon les frais admis (si choix de la formule bonus PME)
- la quote-part du budget à charge du demandeur (en cas de stand partagé)
- tout document jugé utile à l'appui de la demande
Une fois que l'entreprise a introduit sa demande auprès de l'AWEX, elle est autorisée à poursuivre son projet de participation à la manifestation professionnelle internationale sans attendre la décision ultime du Ministre compétent. Cependant, cette décision d'aller de l'avant n'engage ni l'Administration, ni le Ministre. En cas de refus final, l'entreprise devra supporter seule les dépenses engagées.

Modalités de traitement et de suivi de dossier

Les demandes sont traitées par la Direction des Incitants Financiers située au siège central de l’AWEX à Bruxelles en coordination avec ses représentants en poste à l'étranger qui assurent le suivi du dossier sur place. Ils peuvent conseiller et accompagner les entreprises wallonnes dans leurs démarches locales.
C'est pourquoi les initiatives pour lesquelles une intervention financière de l'AWEX est demandée doivent être réalisées en liaison étroite avec les Attachés économiques et commerciaux de l'AWEX. Par conséquent, les entreprises wallonnes sont invitées à les contacter lors de leurs séjours dans le(s) pays visité(s) (leurs coordonnées sont disponibles sur le site internet de l'AWEX).
Après réception du formulaire électronique, l’agent traitant concerné adresse un accusé de réception au demandeur, lui indiquant l’état de sa demande.
Après examen du dossier complet, une proposition d'intervention est soumise au Ministre compétent qui fixe dans un arrêté de subvention le cadre légal de l'aide octroyée. Le Ministre avertit le bénéficiaire personnellement par courrier de sa décision et confie à l'AWEx le suivi du dossier.
L'AWEX notifie au bénéficiaire la décision d’octroi ou de refus (dans ce cas motivé). Le document indique alors le détail du budget admis ainsi que les conditions d’octroi et de versement de la subvention et de contrôle de l’intervention financière.
L’entreprise bénéficiaire est invitée à fournir les pièces nécessaires (voir www-awex-export.be) à la liquidation de son intervention financière.

Versement de la subvention

Pour les demandes d’incitants introduites à partir du 1er janvier 2016 et ayant fait l’objet d’un accord ministériel, la procédure de paiement est simplifiée, en application du principe de confiance (cf. le Règlement des paiements 2016 disponible notamment sur le site internet de l'AWEX).
Le versement de la subvention est sollicité par l’envoi d’une déclaration de créance et d’un rapport commercial (canevas téléchargeables sur le site de l'AWEX).
L’entreprise s’engage à conserver les factures et extraits de comptes (attestant valablement de leur paiement) correspondants à la subvention réclamée, durant une période de 10 ans débutant à partir du 1er janvier de l’année du versement de la subvention par l'AWEX.
En cas de contrôle du paiement de la subvention par l’AWEx, l’entreprise lui transmet dans le mois les pièces justificatives demandées, à la première requête de sa part.
Après notification par l’AWEx de la décision ministérielle d’octroi de l’incitant, une avance de maximum 50 % de la subvention pour les frais de réservation du stand ainsi que pour les frais de séjour et les frais couverts par le forfait délégué (ces derniers uniquement pour les « Bonus PME »), peut être versée à la demande expresse de l’entreprise par l’envoi à l'AWEX d’une déclaration de créance (modèle "avance" disponible sur simple demande auprès de l’agent traitant) et de la facture totale de location ou de la facture portant sur l’acompte à valoir sur la facturation finale, adressée à l’entreprise wallonne par les organisateurs du salon ou de la foire.
L’entreprise qui a perçu une avance est tenue de rembourser l’AWEx sans délai, si la participation à la manifestation est annulée.
Pour les dossiers introduits avant le 1er janvier 2016, les conditions de liquidation figurant dans l’arrêté de subvention restent d’application.

Contrôle a posteriori

Votre dossier peut faire l’objet d’un contrôle de l'AWEX a posteriori dans l'année qui suit le versement de la subvention.
L'ensemble des pièces justificatives devront être produites :
- Frais de déplacement du délégué
- Frais de séjour du délégué
- Frais réels admissibles
- Preuves de paiement des frais présentés
- Photos du stand
- Tout document jugé utile par l'AWEX