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Les formulaires sont un instrument essentiel de l'action administrative. Ils constituent en effet le point d'entrée vers la grande majorité des procédures gérées au sein des administrations. Instrument essentiel de l'action administrative, le formulaire matérialise le contact avec le demandeur.

Un site unique reprenant l'ensemble des formulaires de la Région wallonne

Créé en 2002, le site des formulaires de la Région wallonne offre à l'utilisateur (citoyen, entreprise) un accès central à plus de 900 documents (formulaires et notices). Il classe les formulaires par thème avec une description de l'objectif de chaque formulaire, de l'administration compétente, quelques éléments " bon à savoir " pour remplir le document et des informations, le cas échéant, par rapport à la démarche dans laquelle le formulaire s'intègre.

Des formulaires plus simples et plus lisibles

Les formulaires administratifs sont petit à petit soumis à un processus de refonte en profondeur pour améliorer chacune de leurs étapes de création : analyse, simplification, lisibilité/présentation, création de la version " intelligente ", validation et évaluation du formulaire.

Quatre stades successifs sont envisagés pour améliorer chacune des étapes de création de ces formulaires

1. La simplification proprement dite du formulaire : est-il utile en tous points ? N'introduit-il pas des démarches répétitives pour l'usager telle la collecte multiple des mêmes données ? Existe-t-il une cohérence entre les formulaires d'un même type ?
2. La lisibilité centrée sur la clarification des termes mêmes du formulaire. L'objectif est ici de clarifier au maximum le langage administratif afin d'être compris par le plus grand nombre d'usagers.
3. L'habillage du formulaire qui consiste à doter tous les formulaires d'une charte graphique qui prolonge le souci permanent de cohérence.
4. L'intelligence informatique qui entend tirer parti des outils informatiques pour faciliter la vie de l'usager lors du remplissage et celle de l'administration lors du traitement.

Des formulaires électroniques

Très tôt, différents services ont compris l'avantage lié à la mise en ligne des formulaires existants. Cette première étape s'est traduite par la diffusion de versions électroniques des formulaires papier. L'intérêt du procédé réside dans la grande facilité de diffusion des formulaires : non seulement, l'usager peut disposer très rapidement d'un formulaire recherché, mais il peut aussi obtenir une vision d'ensemble des procédures pour lesquelles des formulaires existent.

La deuxième étape poursuivie sur la voie d'une modernisation des formulaires a consisté dans la création des premiers formulaires intelligents de la Région wallonne harmonisés graphiquement. L'intelligence consiste pour l'essentiel dans une aide en ligne au remplissage via des fonctions intelligentes intégrées dans un formulaire pdf et également en une vignette qui permet à l'usager (citoyen ou entreprise dans un premier temps) de stocker un ensemble de données identifiantes communes aux différents formulaires. Ces formulaires respectent une charte graphique commune.

Rapidement, certains formulaires, ne nécessitant pas de signature électronique, comme le formulaire Eurodyssée, ont pu être envoyés électroniquement, sans circuit papier parallèle.

En juillet 2003, un marché relatif à la délivrance d'un outil informatique utilisé pour la création (semi-automatisée à partir d'une modélisation en XML) et la diffusion (incluant le remplissage en ligne au format html) des nouveaux formulaires a été lancé. Cet outil est opérationnel depuis début 2005 et a permis de créer les premiers formulaires XML qui génèrent automatiquement une version pdf et une version html.

L'étape suivante consiste en l'envoi en ligne de formulaires signés électroniquement et le suivi en ligne par l'utilisateur de son dossier.